Documento in bozza — non ancora validato

Questa informativa descrive il funzionamento tecnico del programma ed è in attesa di validazione legale. Il titolare del trattamento non è ancora identificato: fino ad allora il documento non è efficace.

I punti aperti sono marcati «DA DEFINIRE» lungo la pagina. Versione 0.2-bozza.

Informativa sulla privacy

Trattamento dei dati personali nell'applicazione TruckDesk, ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Titolare del trattamento

DA DEFINIRE · Q1 Titolare del trattamento e recapito per l'esercizio dei diritti (art. 14.1.a). Il progetto non ha ancora un'entità giuridica: va deciso chi è il titolare prima che questa pagina possa essere pubblicata a utenti reali.DA DEFINIRE · Q13 Responsabile della protezione dei dati (art. 14.1.b): va dichiarato se è designato o, in caso contrario, se l'assenza va indicata esplicitamente.

2. Quali dati trattiamo, per quali finalità e su quale base

DA DEFINIRE · Q9 Fonte dei dati (art. 14.2.f). I dati dei destinatari esterni non sono raccolti presso di loro. Nel programma provengono da tre fonti diverse: inserimento manuale in anagrafica da parte dell'operatore, estrazione automatica da fogli viaggi incollati nel programma, e istantanea dei recapiti al momento dell'invio di una richiesta di conferma. Va deciso se e come indicarle.

a. Anagrafiche operative

Dati di autisti, fornitori/vettori e committenti necessari per organizzare ed eseguire i trasporti: nome e recapiti, e per gli autisti anche lingua, hub di riferimento, ore di guida residue e le date di scadenza dei documenti professionali (patente, CQC, visita medica, carta tachigrafica). Per i soggetti aziendali è presente anche la partita IVA e un campo note in testo libero.
Base giuridica dichiarata: esecuzione del contratto e legittimo interesse alla gestione operativa.

DA DEFINIRE · Q3 · Q4 Base giuridica per i dati dei lavoratori, e qualificazione della data di scadenza della visita medica di idoneità alla guida (oggi trattata come dato comune, mai validata). L'interesse legittimo invocato va inoltre specificato: «gestione operativa» ripete la finalità invece di indicarlo.

b. Conferme dei viaggi (destinatari esterni)

Quando inviamo una richiesta di conferma tramite link, trattiamo il nome e il recapito del destinatario, l'esito (confermato / rifiutato) con data e ora e, al momento della risposta, l'indirizzo IP e il tipo di browser (user-agent) di chi risponde.
Finalità: tracciare in modo affidabile la conferma e prevenire abusi della pagina pubblica.
Base giuridica dichiarata: legittimo interesse (prova della conferma e sicurezza del servizio).

DA DEFINIRE · Q5 Il link viene consegnato dall'operatore tramite WhatsApp: va qualificato il ruolo di quel canale rispetto al trattamento.

c. Accesso all'applicazione

Per chi accede all'applicazione — personale interno e autisti che entrano nel portale — trattiamo credenziali e dati di sessione per autenticazione e sicurezza. Registriamo inoltre gli eventi di accesso, riusciti e non riusciti, con data, ora e indirizzo IP.

DA DEFINIRE · Q4 · Q14 Base giuridica per questa categoria (assente), conservazione degli indirizzi IP di accesso dei lavoratori, e perimetro tecnico da dichiarare (cookie di sessione, indirizzi IP usati per il limite di frequenza delle richieste).

d. Documenti di prova di consegna

L'autista può allegare la fotografia del documento di trasporto firmato alla consegna, e l'operatore può caricare foto o PDF ricevuti per altre vie. Queste immagini possono contenere nomi e firme autografe di terzi (magazzinieri, destinatari della merce).

DA DEFINIRE · Q2 Categoria di dati aggiunta ora perché il programma la tratta ma l'informativa non la nominava. Vanno definite base giuridica, posizione dei terzi firmatari e modalità con cui raggiungerli con un'informativa.

e. Testo dei fogli viaggi importati

Quando l'operatore incolla nel programma un foglio viaggi o il testo di un messaggio ricevuto, il testo grezzo viene conservato insieme ai dati che ne sono stati estratti. Può contenere nomi e recapiti di persone.

DA DEFINIRE · Q11 Base giuridica e criterio di conservazione. Vedi anche la sezione 3: le bozze mai portate a uno stato definitivo oggi non hanno scadenza.
DA DEFINIRE · Q8 Trattamento automatizzato (art. 14.2.g). Il programma calcola un punteggio per ordinare gli autisti proponibili per un viaggio, usando fra l'altro le ore di guida residue e le scadenze documentali. La proposta è sempre confermata da una persona e nessun effetto si produce senza quella conferma. Va deciso se e come dichiararlo.DA DEFINIRE · Q15 Va confermato che nessun trattamento poggia sul consenso e, in tal caso, se l'assenza vada dichiarata.

3. Per quanto tempo li conserviamo

  • I dati tecnici della risposta a una richiesta di conferma (indirizzo IP, user-agent) sono rimossi dopo 12 mesi.
  • Degli eventi di accesso viene rimosso l'indirizzo IP dopo 12 mesi; la registrazione dell'evento (chi, cosa, quando) resta.
  • Il testo dei fogli viaggi importati è rimosso dopo 12 mesi, per le bozze già approvate o scartate.
  • Le fotografie dei documenti di consegna sono eliminate dopo 24 mesi.
  • L'esito della conferma e le relative date/ora sono conservati per la durata del rapporto di servizio e per finalità di prova.
  • Le anagrafiche sono conservate finché serve alla gestione del rapporto, salvo obblighi di legge.
DA DEFINIRE · Q11 · Q14 Due criteri restano indeterminati («finalità di prova», «finché serve») e vanno ancorati a un termine. Restano da definire anche: la conservazione delle bozze importate mai portate a uno stato definitivo, che oggi non scadono, e se dichiarare la persistenza dei dati nelle copie di sicurezza fino alla loro rotazione.

4. A chi comunichiamo i dati

I dati non sono venduti né diffusi. Sono accessibili al personale autorizzato e ai fornitori tecnici che ci aiutano a erogare il servizio, nominati responsabili del trattamento. I fornitori attivi sono:

  • Railway — hosting dell'applicazione e del database (server nell'Unione Europea).
  • Sentry — rilevazione degli errori tecnici dell'applicazione (server nell'Unione Europea).
  • Resend — invio del riepilogo giornaliero via email all'operatore (server nell'Unione Europea).
DA DEFINIRE · Q6 Forma dell'elenco: nominare i responsabili uno per uno o dichiarare categorie con elenco disponibile su richiesta. Va inoltre confermato che l'elenco è completo rispetto ai canali usati (fra cui WhatsApp, vedi Q5).DA DEFINIRE · Q7 Analisi automatica dei fogli viaggi tramite un servizio esterno di intelligenza artificiale: la funzione esiste nel programma ma non è attiva, e non lo sarà finché non verrà deliberatamente abilitata. Va deciso se dichiararla ora in forma condizionale o solo al momento dell'attivazione, e come qualificare il trasferimento di dati fuori dall'Unione Europea che comporterebbe.

5. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione al trattamento e portabilità dei tuoi dati. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

DA DEFINIRE · Q15 Il diritto di opposizione va portato all'attenzione in modo separato dagli altri (art. 21.4), essendo il legittimo interesse una base portante verso i destinatari esterni. Vanno inoltre definiti il termine di risposta alle richieste e l'ampiezza dell'impegno sulla portabilità.

6. Lingua e consegna

DA DEFINIRE · Q12 · Q10 Il programma si rivolge ai destinatari in italiano, rumeno, inglese e tedesco, mentre questa informativa esiste solo in italiano. Va inoltre definito come raggiungere chi è censito in anagrafica ma non riceve mai un link, e quindi non passa mai da questa pagina.